Par kosmētikas līdzekļu importētāju pienākumiem
Prasības kosmētikas līdzekļiem un importētāju kā atbildīgo personu pienākumi ir noteikti Eiropas Parlamenta un Padomes Regulā (EK) Nr. 1223/2009 par kosmētikas līdzekļiem (turpmāk – Regula 1223/2009).
Kas ir importētājs
“Importētājs” ir jebkura fiziska vai juridiska persona, kas reģistrēta Kopienā un laiž kādas trešās valsts kosmētikas līdzekli Kopienas tirgū (definīcija dota Regulas 1223/2009 2. panta 1. punkta „i” apakšpunktā).
Tātad fiziska vai juridiska persona ir importētājs, ja laišanai tirgū kosmētikas līdzekļus ieved no Apvienotās Karalistes, kas vairs nav Eiropas Savienības dalībvalsts pēc Breksit, vai ieved no citām valstīm, kuras nav Eiropas Savienības dalībvalstis.
Ar Eiropas Savienības dalībvalstu sarakstu var iepazīties šeit.
Importētājam ir jābūt reģistrētam Eiropas Savienībā.
|
Importēto kosmētikas līdzekļu gadījumā IMPORTĒTĀJS IR ATBILDĪGĀ PERSONA par katru atsevišķu kosmētikas līdzekli, ko tas laiž tirgū. (Regulas 1223/2009 4. panta 5. punkts.) Tādēļ pirms lēmuma pieņemšanas par importēšanu, ir jāpārliecinās vai prasības ir ievērotas un kosmētikas līdzekli drīkstēs likumīgi laist tirgū. |
Ar rakstisku pilnvaru importētājs par atbildīgo personu var iecelt Eiropas Savienībā reģistrētu personu, kura pilnvarojumam piekrīt rakstveidā.
Kosmētikas regula
Ikvienam kosmētikas līdzeklim, kuru dara pieejamu tirgū Eiropas Savienībā, ir jāatbilst noteikumiem, kas paredzēti Regulā 1223/2009.
Lai kosmētikas līdzekļus darītu pieejamus tirgū Latvijas teritorijā – izplatīšanai, patēriņam vai izmantošanai, nav nepieciešams saņemt atļauju no Veselības inspekcijas. Veselības inspekcija veic tirgū laisto kosmētikas līdzekļu uzraudzību un kontrolē to atbilstību normatīvo aktu prasībām.
Regulas 1223/2009 prasības attiecas tikai uz kosmētikas līdzekļiem. Saskaņā ar definīciju, kosmētikas līdzeklis ir jebkura viela vai maisījums, kas paredzēts saskarei ar cilvēka ķermeņa ārējām daļām (epidermu, apmatojumu, nagiem, lūpām, ārējiem dzimumorgāniem) vai zobiem, mutes dobuma gļotādu, lai tos tikai vai galvenokārt tīrītu, smaržinātu, mainītu to izskatu, aizsargātu, uzturētu labā stāvoklī vai uzlabotu aromātu. Lai palīdzētu nošķirt kosmētikas līdzekļus no citiem produktiem, ir izstrādāta robežproduktu rokasgrāmata, kas angļu valodā ir pieejama Eiropas Komisijas mājaslapā.
Regula 1223/2009 tiek grozīta, atbilstoši Patērētāju drošuma zinātniskās komitejas (SCCS) atzinumiem, ja par kosmētikas līdzekļu sastāvdaļu drošumu ir saņemti jauni zinātnisku pētījumu dati. Grozījumi tiek publicēti Eiropas Savienības Oficiālajā vēstnesī, ir pieejami Eiropas Komisijas Iekšējā tirgus, rūpniecības, uzņēmējdarbības un MVU ģenerāldirektorāta mājaslapā, kosmētikai veltītajā sektorā. Veselības inspekcijas mājaslapā tie pieejami latviešu valodā.
Importētāja kā atbildīgās personas pienākumi
Importētājs ir atbildīgā persona un tā pienākumi uzskaitīti Regulas 1223/2009 5. pantā un ietver atbildību par šādu prasību ievērošanu:
- Kosmētikas līdzeklis parastos vai saprātīgi paredzamos lietošanas apstākļos ir drošs cilvēka veselībai (3. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Kosmētikas līdzeklis ir ražots saskaņā ar labu ražošanas praksi (8. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Kosmētikas līdzeklim ir veikts drošuma novērtējums (10. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Kosmētikas līdzekļa lieta ir izveidota un tiek glabāta marķējumā norādītajā adresē (11. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Pirms laišanas tirgū kosmētikas līdzeklis ir paziņots kosmētikas līdzekļu elektroniskās paziņošanas portālā CPNP (13. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Kosmētikas līdzekļa sastāvs atbilst Regulā 1223/2009 noteiktajām prasībām (nav izmantotas aizliegtās vielas, ir ievēroti noteiktie ierobežojumi) (14.-17. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Kosmētikas līdzekļa lietā ir iekļauti dati par jebkurām pārbaudēm izmēģinājumos ar dzīvniekiem (18. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Nodrošināts atbilstošs kosmētikas līdzekļa marķējums (19. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Marķējumā un reklāmā norādītie apgalvojumi atbilst kritērijiem (20. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Nodrošināta sabiedrības piekļuve informācijai par kosmētikas līdzekļa sastāvā esošajām bīstamajām vielām (21. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Kompetentajai iestādei tiek ziņots par būtisku nevēlamu ietekmi uz cilvēka veselību (23. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Kompetentajai iestādei tiek sniegta pieprasītā informācija par vielas izmantošanu un ziņas identifikācijai piegādes ķēdē (24. pants un 7. pants) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā;
- Kosmētikas līdzeklis nelīdzinās pārtikai (3. panta (a) apakšpunkts) - detalizētu aprakstu skatīt tālāk tekstā.
Drošs kosmētikas līdzeklis
Kosmētikas līdzeklim, kas darīts pieejams tirgū, ir jābūt drošam cilvēka veselībai, kad šo kosmētikas līdzekli lieto parastos vai saprātīgi paredzamos lietošanas apstākļos, jo īpaši ņemot vērā tā noformējumu, marķējumu, lietošanas un utilizācijas pamācību, kā arī citas norādes vai informāciju. Drošums patērētājam ir galvenais mērķis, kad tiek ražoti un laisti tirgū kosmētikas līdzekļi. Ar riska - ieguvuma apsvērumiem nedrīkst pamatot risku cilvēka veselībai. Atbildība par drošumu ir Regulā 1223/2009 skaidri noteikta. – Katram Eiropas Savienībā tirgū laistam kosmētikas līdzeklim ir jābūt saistītam ar konkrētu Eiropas Savienībā reģistrētu atbildīgo personu, kas atbild par kosmētikas līdzekļa drošuma pamatojuma esamību.
Laba ražošanas prakse
Kosmētikas līdzekļa ražošanai ir jābūt nodrošinātai ievērojot labu ražošanas praksi (turpmāk – LRP), to nosaka Regulas 1223/2009 8. pants. Tas nozīmē, ka importētājam ir jāpieprasa no trešo valstu ražotāja un jāsaņem rakstveida apliecinājums, ka kosmētikas līdzeklis ražots saskaņā ar labu ražošanas praksi. Apliecinājumam jāsatur rekvizīti (dokumenta autoru nosaukums, dokumenta datums, paraksts), lai dokumentam būtu juridisks spēks. Regula nenosaka, ka pierādījumam par LRP ievērošanu būtu nepieciešams sertificēšanas iestādes kā neatkarīgas trešās puses izsniegts sertifikāts. Ražotājs pats var dokumentāri noformēt apliecinājumu, ka LRP tiek ievērota. Tad kad importētājs ir saņēmis ražotāja apliecinājumu par LRP ievērošanu, importētājam ir jāturpina pārliecināties par pārējo prasību izpildi attiecībā uz katru kosmētikas līdzekli, ko tas vēlas importēt.
Kosmētikas līdzekļa sastāvs
Importētājam jāpārliecinās, ka kosmētikas līdzekļa sastāvā ir ievēroti ierobežojumi vielām, kas uzskaitītas Regulas 1223/2009 pielikumos. Lai pārliecinātos par sastāva atbilstību ir jāpieprasa no trešo valstu ražotāja un jāsaņem kosmētikas līdzekļa pilns kvalitatīvais un kvantitatīvais sastāvs. Sastāvā jābūt norādītai ikvienai sastāvdaļai, ko apzināti izmanto kosmētikas līdzekļa ražošanas procesā. Sastāvdaļām ir jābūt norādītām ar nosaukumiem, kas ļauj tās nekļūdīgi un nepārprotami identificēt. Sastāvdaļas sarakstā norāda dilstošā secībā atbilstīgi to svaram laikā, kad tās pievienotas kosmētikas līdzeklim.
Jāpārliecinās, ka kosmētikas līdzeklis nesatur ar aizliegtas sastāvdaļas. Regulas 1223/2009 II pielikumā ir to vielu saraksts, kuras ir aizliegtas kosmētikas līdzekļos. Jābūt pieejamiem precīziem datiem par sastāvdaļas daudzumu galaproduktā, lai pārliecinātos vai ir ievēroti maksimālā pieļaujamā daudzuma ierobežojumi tām sastāvdaļām, kurām šādi ierobežojumi ir noteikti Regulas 1223/2009 III līdz VI pielikumā. Regulas 1223/2009 III pielikumā ir to vielu saraksts, kuras nedrīkst būt kosmētikas līdzekļa sastāvā, ja tās neatbilst noteiktiem ierobežojumiem. Kosmētikas līdzeklī atļauts izmantot tikai tādas krāsvielas, konservantus un UV filtrus, kas ir norādīti Regulas 1223/2009 IV, V, VI pielikumā.
Saskaņā ar Regulas 1223/2009 15. pantu kosmētikas līdzekļos aizliegts izmantot vielas, kas saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1272/2008 VI pielikuma 3. daļu ir klasificētas kā 1.A, 1.B vai 2. kategorijas KMR vielas (kancerogēnas, mutagēnas, toksiskas reproduktīvai veselībai).
Kosmētikas līdzeklī izmantojot nanomateriālus, kuru lietošana nav atrunāta Regulas 1223/2009 pielikumos, ir jāpārliecinās, ka atbildīgās personas rīcībā ir visa informācija, kas ir jāpaziņo Eiropas Komisijai saskaņā ar Regulas 1223/2009 16. panta 3. punktu, piemēram, nanomateriāla ķīmiskās un fizikālās īpašības, toksikoloģiskās iedarbības raksturojums, drošuma dati u.c.
Aizliegtu vielu zīmes kosmētikas līdzekļu sastāvā ir pieļaujamas, ja to klātbūtne radusies Regulas 1223/2009 17. pantā minētos apstākļos, piemēram, kā dabisku vai sintētisku sastāvdaļu piemaisījumi mazos daudzumos, ko nav iespējams tehniski novērst, un tiek ievērota laba ražošanas prakse.
Sastāva dokumentam jāsatur rekvizīti (dokumenta autoru nosaukums, dokumenta datums, paraksts), lai dokumentam būtu juridisks spēks. Tad kad importētājs ir pārliecinājies par sastāva atbilstību, tam jāturpina pārliecināties par pārējo prasību izpildi attiecībā uz katru kosmētikas līdzekli, ko tas vēlas importēt.
Importētājam ir regulāri jāseko Regulas 1223/2009 grozījumiem, lai pārliecinātos, ka kosmētikas līdzekļa sastāvs joprojām ir atbilstošs. Importētājam arī regulāri jāseko vai ražotājs nav veicis izmaiņas sastāvā un importētāja rīcībā joprojām ir aktuālie dati par sastāvu.
Drošuma novērtējums
Saskaņā ar Regulas Nr.1223/2009 10. pantu pirms kosmētikas līdzekli laiž tirgū, atbildīgā persona nodrošina, ka kosmētikas līdzeklim ir veikts drošuma novērtējums un ka kosmētikas līdzekļa drošuma ziņojums ir izstrādāts saskaņā ar Regulas 1223/2009 I pielikumu. Drošuma novērtējumu var saņemt no ražotāja vai arī to var sagatavot speciālists, kas izvērtē kosmētikas līdzekļa drošumu, pamatojoties uz ražotāja datiem, un sagatavo nepieciešamo dokumentāciju.
Kosmētikas līdzekļa drošuma ziņojums sastāv no A un B daļas.
A daļā jāietver informācija par kosmētikas līdzekļa kvantitatīvo un kvalitatīvo sastāvu, fizikālām/ķīmiskām īpašībām un stabilitāti, mikrobioloģisko kvalitāti, piemaisījumiem, informācija par iepakojuma materiālu, parastu un saprātīgi paredzamu lietošanu, kosmētikas līdzekļa ekspozīciju, vielu ekspozīciju un toksikoloģiskās iedarbības raksturojumu, iespējamo nevēlamo ietekmi un cita noderīga un būtiska informācija.
B daļa ir kosmētikas līdzekļa drošuma novērtējums. Tajā jāietver paziņojums par kosmētikas līdzekļa drošumu, informācija par brīdinājumiem un lietošanas pamācību, zinātniskā pamatojuma skaidrojums novērtējuma secinājumiem, dati par novērtētāju.
B daļā veikto novērtējumu var veikt persona, kurai ir diploms vai cits pierādījums par oficiālo kvalifikāciju, kas ir piešķirta pēc teorētisku un praktisku studiju programmas apguves augstskolā farmācijas, toksikoloģijas, medicīnas vai tamlīdzīgā zinātnes nozarē vai pēc tādas programmas apguves, ko dalībvalsts ir atzinusi par minētajai programmai līdzvērtīgu. Drošuma novērtējumu saņemot no ražotāja, jāpieprasa pievienot arī dokumentu par novērtētāja izglītību, lai pārliecinātos, ka ir ievēroti Regulas 1223/2009 10. panta 2. punkta nosacījumi.
Kosmētikas līdzekļa lieta
Ikvienam kosmētikas līdzeklim pirms tā laišanas tirgū Latvijā vai citā Eiropas Savienības dalībvalstī nepieciešams nodrošināt kosmētikas līdzekļa lietu. Tai jābūt pieejamai marķējumā norādītajā adresē, tā jāpapildina ar jaunāko pieejamo informāciju un tā ir jāsaglabā vēl 10 gadus pēc pēdējās saražotās partijas laišanas tirgū.
Saskaņā ar Regulas 1223/2009 11. pantu kosmētikas līdzekļa lieta satur:
1. Kosmētikas līdzekļa aprakstu, kas ļauj kosmētikas līdzekļa lietu nepārprotami attiecināt uz konkrēto kosmētikas līdzekli (precīzs kosmētikas līdzekļa nosaukums, produkta kods, identifikators, produkta funkcija);
2. Kosmētikas līdzekļa drošuma ziņojumu, kas sastāv no detalizētas informācijas, par kosmētikas līdzekļa un tā sastāvdaļu drošumu, ko novērtējusi kvalificēta persona;
3. Īsu aprakstu par ražošanā izmantotajam metodēm un paziņojumu par atbilstību labai ražošanas praksei;
4. Apgalvotās kosmētikas līdzekļa ietekmes pierādījumu;
5. Datus par jebkurām pārbaudēm izmēģinājumos ar dzīvniekiem, ko veicis ražotājs, tā pārstāvis vai piegādātājs un kas attiecas uz kosmētikas līdzekļa vai tā sastāvdaļu drošuma novērtējuma izstrādi.
Mikrobioloģiskā tīrība
Kosmētikas līdzekļa mikrobioloģiskajai tīrībai saskaņā ar Ministru kabineta 02.07.2013. noteikumu Nr. 354 “Kosmētikas līdzekļu būtisko prasību nodrošināšanas kārtība” 9. pantu ir jāatbilst kritērijiem, kas doti šo noteikumu 3. pielikumā.
Kosmētikas līdzekļa mikrobioloģiskās specifikācijas jāiekļauj drošuma novērtējumā. Īpaša uzmanība jāpievērš tādu kosmētikas līdzekļu mikrobioloģiskajām specifikācijām, kas paredzēti lietošanai ap acīm, uz jebkurām gļotādām, vai kairinātai ādai, kā arī bērniem vecumā līdz trim gadiem, veciem cilvēkiem un personām ar novājinātu imūnsistēmu.
Tikai līdzekļiem ar spirta saturu virs 20 %, līdzekļiem uz organisko šķīdinātāju bāzes, vai ar augstu vai zemu pH, nav vajadzīgs gatavā kosmētikas līdzekļa konservēšanas provokatīvais tests, nedz mikrobioloģiskās kvalitātes testi, jo tie uzskatāmi par kosmētikas līdzekļiem ar zemu mikrobioloģisko risku.
Informācijas sniegšana CPNP
Atbildīgā persona pirms kosmētikas līdzekli laiž tirgū iesniedz kosmētikas līdzekļu elektroniskās paziņošanas portālā (turpmāk – CPNP) Regulas 1223/2009 13. panta 1. un 2. punktā minētos datus. Informācija par CPNP ir pieejama Veselības inspekcijas mājaslapā. Vēršam uzmanību, ka importētājam pieprasot piekļuvi CPNP, ir jāizvēlas piekļuves profils „atbildīgā persona”. Detalizēta informācija par reģistrēšanos un informācijas ievadīšanu ir atrodama CPNP lietotāja rokasgrāmatā Eiropas Komisijas vietnē.
Ja kosmētikas līdzeklis satur nanomateriālus, ir jāizpilda Regulas 1223/2009 16. pantā minētās prasības – sešus mēnešus pirms šādu kosmētikas līdzekļu laišanas tirgū ir jāziņo Komisijai par kosmētikas līdzekļiem, kuru sastāvā ietilpst nanomateriāli.
Informāciju par kosmētikas līdzekļu sastāvu saņem toksikoloģijas centri, lai to izmantotu ārstēšanas vajadzībām neparedzētas nelabvēlīgas ietekmes gadījumos. Paziņošana CPNP nenozīmē kosmētikas līdzekļa atļaušanu vai atbilstības apstiprināšanu. Par kosmētikas līdzekļa drošumu un atbilstību normatīvo aktu prasībām atbild persona, kas to laiž Eiropas Savienības tirgū.
CPNP uztur Eiropas Komisija, tādēļ ar jautājumiem par pieejas tiesību saņemšanu, informācijas ievadīšanu vai citiem ar CPNP saistītiem jautājumiem, uzņēmēji var vērsties pie datu bāzes uzturētājiem, rakstot uz e-pastu grow-cpnp@ec.europa.eu.
Izmēģinājumi ar dzīvniekiem
Kosmētikas līdzekļa lietā ir jābūt iekļautiem datiem par jebkurām pārbaudēm, kas veiktas izmēģinājumos ar dzīvniekiem. Kopš 2013.gada 11.marta ir aizliegts izmantot pārbaudes ar dzīvniekiem, lai noteiktu kosmētikas līdzekļa vai tā sastāvdaļu atbilstību Regulai 1223/2009.
Inspekcija informē, ka vairumu kosmētikas līdzekļos izmantoto sastāvdaļu izmanto arī citās patēriņa precēs, piemēram, zālēs, mazgāšanas līdzekļos un pārtikas produktos. Ja izmantošana kosmētikas līdzeklī nav vienīgais vielas izmantošanas mērķis, tad ir pieļaujama tādu datu izmantošana, kas iegūti pārbaudēs ar dzīvniekiem, lai izpildītu citu jomu normatīvo aktu prasības. Tāpat ir pieļaujams izmantot datus, kas iegūti pirms aizliegumu stāšanās spēkā.
Eiropas Komisijas sagatavotie ziņojumi par kosmētikas līdzekļu alternatīvajām testēšanas metodēm pieejami Eiropas Komisijas mājas lapā.
Apgalvojumi par kosmētikas līdzekli
Kosmētikas līdzekļa marķējumā un reklāmās paustie apgalvojumi nedrīkst maldināt patērētājus par kosmētikas līdzekļa īpašībām vai funkcijām (Regulas 1223/2009 20. pants). Apgalvojumos ir jāievēro kritēriji, kas noteikti Komisijas Regulā Nr. 655/2013, ar ko nosaka kopējus kritērijus tādu apgalvojumu pamatojumam, kas attiecas uz kosmētikas līdzekļiem. Kosmētikas līdzekļiem nedrīkst piedēvēt ārstnieciskas vai profilaktiskas īpašības, jo šādas īpašības neatbilst kosmētikas līdzekļa definīcijai, kurā tie precīzi definēti gan attiecībā uz pielietošanas vietu, gan izmantošanas mērķi.
Katram apgalvojumam, kas norādīts kosmētikas līdzekļa marķējumā vai reklāmā, ir jābūt pamatotam un pierādītam ar attiecīgiem pētījumiem vai citiem pierādījumiem, kas jāsaglabā kosmētikas līdzekļa lietā, piemēram, in silico, in vitro eksperimentu dati, testu ar brīvprātīgajiem rezultāti, zinātniskās publikācijas u.c. Importētājam no trešo valstu ražotāja jāpieprasa attiecīgie pierādījumi. Vadlīnijas par apgalvojumu kritēriju piemērošanu pieejamas Kosmētikas līdzekļu darba grupas pieņemtajā Tehniskajā dokumentā (angļu valodā).
Marķējums
Atbildīgajai personai ir jānodrošina, ka kosmētikas līdzekļa marķējumā ir sniegta Regulas 1223/2009 19. pantā noteiktā obligātā informācija. Latvijā tirgū laista kosmētikas līdzekļa marķējumam ir jābūt valsts valodā saskaņā ar Valsts valodas likuma 21. panta otro daļu.
Sastāvdaļas norāda ar nosaukumu sastāvdaļu kopīgo nosaukumu glosārijā.
Informācijas norādīšanas veids nefasētiem kosmētikas līdzekļiem noteikts Ministru kabineta 2013.gada 2.jūlija noteikumu Nr.354 "Kosmētikas līdzekļu būtisko prasību nodrošināšanas kārtība" 11. punktā.
Uzskatāms kopsavilkums par marķējumu, tajā skaitā par atkāpēm informācijas norādīšanā uz primārā un sekundārā iepakojuma, pieejams Veselības inspekcijas vietnē šeit.
Informācija sabiedrībai
Ja kosmētikas līdzeklis satur bīstamu vielu, kas atbilst fizikālas, veselības vai vides bīstamības kritērijiem atbilstīgi Regulas 1272/2008 3. pantam, tad šīs vielas kvantitatīvo informāciju darīt pieejamu atklātībā pieprasa Regulas 1223/2009 21. pants par sabiedrības piekļuvi informācijai.
Būtiska nevēlama ietekme
Importētājam kā atbildīgajai personai par tirgū laisto kosmētikas līdzekli ir pienākums paziņot Veselības inspekcijai par kosmētikas līdzekļa būtisku nevēlamu ietekmi, kas notikusi Latvijā un par kuru tam kļuvis zināms. Taču pirms paziņošanas ir jāizvērtē, vai nevēlamā ietekme atbilst būtiskas nevēlamas ietekmes definīcijai, kas dota Regulas 1223/2009 2. panta 1. punkta „p” apakšpunktā.
Atbildīgajai personai ir jāapkopo visa tai pieejamā informācija, lai varētu izvērtēt vai konkrētais būtiskas nevēlamas ietekmes gadījums ir saistāms ar kosmētikas līdzekli, ko lietojis cietušais patērētājs. Ja būtiskas nevēlamas ietekmes gadījums radījis augstāk minētās sekas, tad ziņojumā Veselības inspekcijai, ir jānorāda visa pieejamā informācija par konkrēto gadījumu.
Ziņojuma iesniegšanas veidlapa ir noteikta Ministru kabineta 02.07.2013. noteikumu Nr.354 “Kosmētikas līdzekļu būtisko prasību nodrošināšanas kārtība” 1. pielikumā.
Atbildīgajai personai ir pienākums izvērtēt koriģējošo pasākumu nepieciešamību samērīgi ar nevēlamās ietekmes raksturu un biežumu, lai samazinātu iespējamību, ka būtiska nevēlama ietekme tiek novērota atkārtoti.
Identifikācija piegādes ķēdē
Saskaņā ar Regulas 1223/2009 7. pantu, kompetentajām iestādēm ir tiesības pieprasīt informāciju par kosmētikas līdzekļa piegādes ķēdi un atbildīgajai personai jāspēj norādīt izplatītājus, kuriem tā piegādājusi kosmētikas līdzekli. Tas paredzēts, lai varētu identificēt kosmētikas līdzekļu virzību piegādes ķēdē, uzraudzības iestādēm veicot normatīvajiem aktiem neatbilstošu kosmētikas līdzekļu izņemšanu un atsaukšanu no tirgus. Atbildīgajai personai jāsaglabā dokumentācija, kas nodrošina izsekojamību un ļauj identificēt kosmētikas līdzekli, piemēram, nosaukumu, partijas numuru vai cita veida identifikatoru, iesaistītos komersantus, pārdošanas datumu, kosmētikas līdzekļa daudzumu. Importētājam šis pienākums jāspēj pildīt trīs gadus pēc tam, kad pārdota kosmētikas līdzekļa attiecīgā partija.
Saskaņā ar Regulas 1223/2009 24. pantu, ja pastāv nopietnas šaubas par kādas vielas drošumu, kuru satur kosmētikas līdzekļi, kompetentā iestāde, ar pamatotu pieprasījumu var lūgt atbildīgo personu iesniegt visu kosmētikas līdzekļu sarakstu, par kuriem tā ir atbildīga un kuros ir šī viela. Sarakstā ir jānorāda šīs vielas koncentrācija kosmētikas līdzekļos.
Noformējums nelīdzinās pārtikai
Kosmētikas līdzekļu importētājs ir atbildīgs, ka tā importētie kosmētikas līdzekļi neatgādina pārtikas produktus. Tādēļ jāizvērtē tādu kosmētikas līdzekļa parametru kopums kā forma, smarža, krāsa, izskats, iepakojums, marķējums, tilpums un izmēri, vai tie nerada līdzību ar pārtiku vai pārtikas iepakojumu. Līdzība pārtikai var vedināt personas, īpaši bērnus un vājredzīgus cilvēkus, uzskatīt neatbilstoši noformētus kosmētikas līdzekļus par pārtikas produktiem un tāpēc tos likt mutē, sūkāt vai norīt, kas varētu būt bīstami un izraisīt, piemēram, nosmakšanu, saindēšanos vai gremošanas trakta perforāciju vai aizsprostošanos. Pārtikas produktiem līdzīgus kosmētikas līdzekļus ir aizliegts ražot, piedāvāt, pārdot vai citādi izplatīt, importēt un eksportēt saskaņā ar Regulas 1223/2009 3. panta (a) apakšpunktā minēto Direktīvu 87/357/EEK, kuras prasības pārņemtas un iestrādātas Preču un pakalpojumu drošuma likuma 9. pantā.
Droša uzglabāšana
Importētājs nodrošina tādus kosmētikas līdzekļa uzglabāšanas un pārvadāšanas apstākļus, kas neietekmē kosmētikas līdzekļa īpašības. Importētāja pienākums ir sekot līdzi vides izmaiņām, kādām tiek pakļauti kosmētikas līdzekļi. Pārāk zema vai augsta temperatūra vai gaisa mitrums vai izraisīt kosmētikas līdzekļu kvalitātes pasliktināšanos – kosmētikas līdzekļos var veidoties baktērijas, tie var noslāņoties, izžūt, oksidēties, var mainīties to krāsa, smarža u.t.t. Jāuzmanās, lai kosmētikas līdzeklis netiktu uzglabāts tiešos saules staros. Uzglabāšanas noliktavai ir jābūt tīrai, brīvai no putekļiem, netīrumiem un kaitēkļiem. Kosmētikas līdzekļus uzglabājot noliktavā, vajadzētu izmantot loģisku produktu rotācijas sistēmu, piemēram „pirmais iekšā, pirmais ārā” principu. Tāpat jāseko līdzi, lai produkti ar īsāku derīguma termiņu tiktu tālāk izplatīti pirmie.